Hoe laat ik ze sneller betalen?
Bewijs dat uw facturen verstuurd zijn!
Veel debiteuren komen in een procedure met het verweer dat zij helemaal geen factuur hebben ontvangen. Om die reden vinden zij dat er niet betaald hoeft te worden en dat de rente en incassokosten ook niet verschuldigd zijn.
Als het verweer gevoerd wordt dat de door jou verzonden facturen helemaal niet ontvangen zijn, dan moet je in beginsel bewijzen dat dit wel het geval is.
Om te bewijzen dat je facturen daadwerkelijk zijn verstuurd, kun je gebruik maken van verschillende methoden en documenten. Hier zijn enkele stappen en hulpmiddelen die je kunt gebruiken om dit bewijs te leveren:
1. E-mailbewijzen
Verzonden items: Zoek in je e-mailprogramma naar de verzonden items. Maak een screenshot of print een kopie van de e-mail waarin de factuur is verstuurd, inclusief de bijlagen, datum en tijd.
Leesbevestigingen: Als je e-mails met leesbevestiging hebt verstuurd, bewaar dan deze bevestigingen als bewijs dat de e-mail is ontvangen en geopend.
Trackingtools: Gebruik e-mail tracking software (zoals MailTrack of HubSpot) die bijhoudt wanneer een e-mail is geopend en door wie.
2. Postbewijzen
Aangetekende post: Stuur facturen aangetekend en bewaar het ontvangstbewijs en de handtekening van de ontvanger.
Verzendbewijzen: Bewaar het verzendbewijs van de postdienst, waarop de datum en het adres van de ontvanger vermeld staan.
3. Facturatiesysteem
Factuurhistorie: Gebruik een online facturatiesysteem dat automatisch bijhoudt wanneer facturen zijn gemaakt, verstuurd, en ontvangen. Vaak hebben deze systemen logs en rapporten die je kunt uitdraaien.
Kopieën van verzonden facturen: Zorg dat je een kopie van elke verzonden factuur bewaart in je administratie, inclusief de verzenddata.
4. Klantcommunicatie
Communicatie logs: Bewaar alle communicatie met de klant over de facturen, zoals e-mails, brieven of gespreksnotities.
Notulen van gesprekken: Als je telefonisch contact hebt gehad, maak dan notities van de datum, tijd en de inhoud van het gesprek, en bewaar deze in je administratie.
5. Logbestanden en IT-logs
Serverlogs: Als je facturen via je eigen server verstuurt, kun je de serverlogs gebruiken om aan te tonen dat de e-mails zijn verstuurd.
IT-logs: Als je een IT-systeem gebruikt voor facturatie, bewaar dan de logbestanden die aantonen wanneer en naar wie de facturen zijn verstuurd.
6. Andere Bewijzen
Screen captures: Maak schermafbeeldingen van de facturatie- en verzendprocessen, inclusief de tijdstempels.
Print-out verzendrapporten: Print de verzendrapporten uit die aangeven wanneer facturen zijn verstuurd en naar welk adres of e-mailadres.
Voorbeeld van een Verzamelbaar Bewijspakket:
E-mailbewijs:
Screenshot van de verzonden e-mail met de factuur als bijlage.
Kopie van de leesbevestiging of e-mail tracking rapport.
Postbewijs:
Kopie van het ontvangstbewijs van de aangetekende post.
Foto of scan van de handtekening van de ontvanger.
Facturatiesysteem bewijs:
Uittreksel van het facturatiesysteem met de log van de verzonden factuur.
Kopie van de verzonden factuur met verzenddatum.
Klantcommunicatie:
E-mailcorrespondentie met de klant waarin de factuur wordt besproken.
Notulen van telefoongesprekken of meetings waarin de factuur ter sprake komt.
Probleem is dat het vaak lastiger is dan je denkt om dit te bewijzen. Je moet immers niet alleen bewijzen dat de factuur verzonden is (dat lukt meestal nog wel), maar ook dat de debiteur jouw factuur heeft ontvangen. Dit laatste is vaak onmogelijk aangezien je de debiteur niet laat tekenen voor ontvangst van de facturen.
Gelukkig gaan de rechters hier gemakkelijk mee om. Als een debiteur zich op het standpunt stelt dat hij geen factuur heeft ontvangen, terwijl er wel meermalen op het juiste adres is aangemaand, dan zal worden aangenomen dat jouw debiteur de correspondentie ontvangen heeft. Het is immers best mogelijk dat een factuur jouw debiteur niet bereikt, maar het wordt al heel wat onwaarschijnlijker dat de daarop volgende herinneringen en aanmaningen de debiteur ook niet bereikt hebben.
Om discussies echter zoveel mogelijk te voorkomen, is het raadzaam om direct alsnog een kopiefactuur op te sturen als jouw debiteur daar om vraagt.
Kom je aanzeggingen altijd na!
Het is belangrijk om altijd je aanzeggingen na te komen, vooral in een zakelijke context. Dit zorgt voor duidelijkheid, betrouwbaarheid en versterkt de professionele relatie met je klanten of debiteuren. Hier zijn enkele redenen en tips om je aanzeggingen altijd na te komen:
Betrouwbaarheid en Vertrouwen:
Door je aanzeggingen na te komen, bouw je een reputatie op van betrouwbaarheid. Klanten en debiteuren weten dat ze op je kunnen rekenen.
Juridische Verplichtingen:
Als je aanzeggingen doet die betrekking hebben op juridische stappen of contractuele verplichtingen, kan het niet nakomen van deze aanzeggingen juridische consequenties hebben.
Klantenrelaties:
Het naleven van je aanzeggingen helpt bij het onderhouden van goede klantenrelaties. Het voorkomt misverstanden en conflicten.
Interne Organisatie:
Door consequent je aanzeggingen na te komen, houd je je interne organisatie op orde en voorkom je verwarring of inefficiëntie binnen je team.
Tips om je aanzeggingen na te komen:
Maak Realistische Beloften:
Zorg ervoor dat je alleen aanzeggingen doet die je daadwerkelijk kunt nakomen. Wees realistisch over wat je kunt doen en binnen welke tijdsframe.
Documenteer Aanzeggingen:
Schrijf aanzeggingen altijd duidelijk op en bewaar een kopie voor je eigen administratie. Dit helpt je om te onthouden wat je hebt toegezegd en wanneer.
Stel Herinneringen In:
Gebruik kalenderapps, taakbeheer tools of CRM-systemen om herinneringen in te stellen voor belangrijke deadlines en acties die voortkomen uit je aanzeggingen.
Communiceer Tijdig:
Als er onverwachte problemen optreden die het moeilijk maken om je aanzeggingen na te komen, communiceer dit dan onmiddellijk met de betrokken partijen. Transparantie kan vaak begrip en medewerking bevorderen.
Houd Overzicht:
Beheer je taken en verplichtingen goed. Maak gebruik van projectmanagement tools om overzicht te houden over wat er gedaan moet worden en door wie.
Prioriteer Naleving:
Geef prioriteit aan het naleven van aanzeggingen. Plan voldoende tijd in je agenda om de acties uit te voeren die je hebt toegezegd.
Voorbeeld van Naleving:
Situatie: Je hebt een debiteur aangeschreven met de aanzegging dat als de betaling niet binnen 14 dagen is voldaan, je verdere juridische stappen zult ondernemen.
Acties:
Dag 1-10: Stuur een herinnering naar de debiteur om hen te herinneren aan de aanzegging en de naderende deadline.
Dag 14: Controleer of de betaling is ontvangen.
Dag 15: Indien geen betaling is ontvangen, neem direct de stappen die je hebt aangekondigd, zoals het inschakelen van een incassobureau of juridische stappen.
Door consequent te zijn in het opvolgen van je aanzeggingen, versterk je je positie als een betrouwbare en professionele partij in de ogen van je klanten en debiteuren. Dit helpt niet alleen bij het innen van betalingen, maar ook bij het opbouwen van een solide zakelijke reputatie.
Mondelinge afspraken zijn moeilijk afdwingbaar
Mondelinge afspraken zijn vaak moeilijk afdwingbaar, vooral in een zakelijke context. Hier zijn enkele redenen waarom dit zo is en hoe je dit kunt vermijden:
Waarom mondelinge afspraken moeilijk afdwingbaar zijn:
Gebrek aan Bewijs:
Zonder schriftelijk bewijs is het lastig om aan te tonen wat precies is afgesproken en door wie. Dit kan leiden tot “woord tegen woord” situaties.
Onenigheid over Details:
Mensen kunnen zich details van mondelinge afspraken anders herinneren. Dit kan tot misverstanden en conflicten leiden.
Geen Formele Documentatie:
Mondelinge afspraken missen vaak de formele documentatie die nodig is om in een juridische setting afdwingbaar te zijn.
Hoe je mondelinge afspraken kunt vermijden of formaliseren:
Bevestig Schriftelijk:
Na een mondelinge afspraak, stuur een bevestiging per e-mail of brief. Vat samen wat is afgesproken en vraag de andere partij om akkoord te gaan met deze samenvatting.
Voorbeeld:
Geachte [Naam],
Bedankt voor ons gesprek van vandaag. Zoals besproken, bevestig ik hierbij onze afspraken:
– [Afspraken in detail]
Graag ontvang ik uw bevestiging dat deze samenvatting correct is.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
Gebruik Contracten en Overeenkomsten:
Voor belangrijke zaken, maak gebruik van schriftelijke contracten of overeenkomsten. Dit biedt een duidelijk kader en is juridisch beter afdwingbaar.
Verwijs altijd naar je Algemene Voorwaarden.
Opname met Toestemming:
In sommige gevallen kan het nuttig zijn om mondelinge afspraken op te nemen, mits alle betrokken partijen hiermee instemmen. Zorg ervoor dat dit juridisch is toegestaan in jouw jurisdictie.
Vergadernotulen:
Voor vergaderingen waarin afspraken worden gemaakt, zorg ervoor dat er notulen worden bijgehouden. Laat deze notulen goedkeuren door alle deelnemers.
Duidelijke Communicatie:
Wees duidelijk en precies in je communicatie. Vermijd vage of dubbelzinnige taal, zodat iedereen exact weet wat er is afgesproken.
Juridische Waarde van Mondelinge Afspraken:
Hoewel mondelinge afspraken juridisch bindend kunnen zijn, zijn ze moeilijker te bewijzen en af te dwingen. In de meeste rechtsgebieden kunnen mondelinge afspraken geldig zijn, maar het is veel eenvoudiger om je zaak te bewijzen als de afspraken schriftelijk zijn vastgelegd.
Dit zorgt ervoor dat u in een procedure niet met lege handen staat.
Debiteur professioneel benaderen
Een debiteur professioneel benaderen is essentieel voor een effectieve en respectvolle communicatie, wat bijdraagt aan het succesvol innen van openstaande betalingen en het behoud van een goede zakelijke relatie. Hier zijn stappen en tips om dit op een professionele manier te doen:
1. Voorbereiding
Controleer je gegevens: Zorg ervoor dat je alle relevante informatie bij de hand hebt, zoals het factuurnummer, de datum, het bedrag en eventuele eerdere correspondentie.
Ken de context: Weet waarom de betaling uitblijft. Is het een vergeten factuur, zijn er problemen met de geleverde diensten of producten, of is er een andere reden?
2. Kies de juiste communicatiemethode
E-mail: Dit is vaak de eerste stap. Het is formeel en biedt een schriftelijk bewijs van de communicatie.
Telefoon: Als e-mail geen reactie oplevert, kan een telefoontje persoonlijker en effectiever zijn.
Aangetekende brief: Voor belangrijke of grote bedragen kan een aangetekende brief meer urgentie geven en biedt het bewijs van verzending en ontvangst.
3. Professionele en vriendelijke toon
Gebruik altijd een beleefde en professionele toon. Dreigende of beschuldigende taal kan de relatie verslechteren en de kans op betaling verkleinen.
4. Structuur van de communicatie
E-mail of brief
Onderwerpregel (voor e-mail):
“Herinnering: Openstaande factuur [factuurnummer]”
Aanhef:
“Geachte heer/mevrouw [Achternaam],”
Inleiding:
Noem de reden van je bericht duidelijk en beknopt.
“Wij willen u herinneren aan de openstaande factuur [factuurnummer] van [datum], ten bedrage van [bedrag].”
Specifieke details:
Geef een overzicht van de openstaande betaling en verwijs naar eerdere herinneringen indien van toepassing.
“Volgens onze administratie is de betalingstermijn van bovengenoemde factuur op [vervaldatum] verstreken. Wij hebben u op [datum eerdere herinnering] reeds een herinnering gestuurd.”
Verzoek om betaling:
Vraag vriendelijk maar duidelijk om de betaling.
“Wij verzoeken u vriendelijk doch dringend het openstaande bedrag binnen [aantal] dagen na dagtekening van deze brief te voldoen op onze rekening [rekeningnummer].”
Gevolgen bij uitblijven van betaling:
Vermeld mogelijke gevolgen, maar blijf professioneel.
“Indien wij uw betaling niet tijdig ontvangen, zien wij ons genoodzaakt verdere stappen te ondernemen, wat extra kosten voor u met zich mee kan brengen.”
Afsluiting:
Sluit af met contactinformatie voor eventuele vragen of overleg.
“Indien u vragen heeft of een betalingsregeling wilt bespreken, kunt u contact opnemen met [contactpersoon] op [telefoonnummer] of [e-mailadres].”
Formele afsluiting:
“Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw functie]
[Bedrijfsnaam]
[Adres]
[Telefoonnummer]
[E-mailadres]”
Telefonisch contact
Voorbereiding:
Zorg dat je alle relevante informatie bij de hand hebt.
Bereid een gespreksnotitie voor met de belangrijkste punten die je wilt bespreken.
Introductie:
Stel jezelf voor en vermeld het doel van je telefoontje.
“Goedemorgen/middag, dit is [Uw naam] van [Bedrijfsnaam]. Ik bel in verband met een openstaande factuur van [factuurnummer].”
Bespreek de situatie:
Leg de situatie uit en vraag naar de reden van de uitblijvende betaling.
“Wij zien dat de betalingstermijn is verstreken en willen graag weten of er problemen zijn of dat we kunnen helpen om dit op te lossen.”
Oplossingen aanbieden:
Bied aan om samen naar een oplossing te zoeken, bijvoorbeeld een betalingsregeling.
“Is er iets wat wij kunnen doen om te helpen? We kunnen bijvoorbeeld een betalingsregeling bespreken.”
Afsluiting:
Bedank de debiteur voor hun tijd en bevestig eventuele afspraken.
“Bedankt voor uw tijd. We zien uw betaling graag tegemoet binnen [aantal] dagen. Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.”
5. Documenteer alles
Bevestig schriftelijk: Stuur na een telefoongesprek een bevestigingsmail waarin je samenvat wat er is besproken en welke afspraken er zijn gemaakt.
Bewaar kopieën: Bewaar kopieën van alle e-mails, brieven en notities van telefoongesprekken in je administratie.
Door deze aanpak te volgen, kun je debiteuren op een professionele en effectieve manier benaderen, wat bijdraagt aan een betere betalingsdiscipline en behoud van goede zakelijke relaties.