De oprichting van een bedrijf in Spanje is een hele onderneming.

De gedachte aan het navigeren door notarissen, registers en formulieren van de Belastingdienst stuit veel ondernemers tegen de borst.

Maar wat als je een duidelijk stappenplan had om het proces te demystificeren?

Dit artikel is precies dat.

Hier vindt je alle vereisten om een ​​bedrijf in Spanje te starten , bijgewerkt en overzichtelijk weergegeven.

We leggen de exacte stappen, de werkelijke kosten, de belastingverplichtingen en, heel belangrijk, de vereisten voor buitenlanders uit.

Maak je klaar om dat idee om te zetten in realiteit.Wilt je deskundig advies? Neem contact met ons op en wij helpen je graag verder.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Voordat je ook maar enige activiteit ontplooit moet de basis van uw project stevig staan.

Het is dan ook zeer raadzaam om een businessplan op te stellen, zodat je goet weet wat je wilt met het bedrijf.

Zodra dat is gebeurd, moet je strategische beslissingen nemen die de toekomstige bureaucratische en fiscale gevolgen zullen bepalen.

De belangrijkste zijn de juridische structuur, de definitie van uw bedrijfsactiviteit en het kapitaal dat je zult inbrengen.

Opties voor juridische structuur: eenmanszaak, SL of SA

Het kiezen van de juiste structuur is de eerste belangrijke mijlpaal.

Deze bepaalt uw aansprakelijkheid en uw belastingen.

De drie meest voorkomende vormen zijn:

1. Eenmanszaak (Autónomo)

Dit is de snelste en goedkoopste optie om te starten, ideaal als je een zelfstandige professional bent.

Er is geen scheiding tussen je privévermogen en dat van je bedrijf, wat betekent dat je met al je vermogen verantwoordelijk bent voor schulden (onbeperkte aansprakelijkheid). Je hebt volledige controle en minimale initiële kosten, maar het is de meest risicovolle optie als je bedrijf groeit.

2. Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (SL)

Dit is de populairste optie voor het MKB en de populairste in Spanje.

Je aansprakelijkheid is beperkt tot het ingebrachte kapitaal als je werkt conform de regels.

Het minimum kapitaal bedraagt € 3.000. Het is de ideale structuur als je partners hebt en jezelf wilt beschermen, omdat het beheer ervan veel flexibeler is dan dat van een NV.

3. Vennootschap (SA)

Ontworpen voor grote bedrijven met een grote kapitaalbehoefte (minimaal € 60.000). Het maakt de uitgifte van aandelen op de beurs mogelijk en vergemakkelijkt het aantrekken van grote investeerders.

Het beheer is veel strenger en kostbaarder, waardoor het doorgaans niet de aanbevolen optie is voor het starten van een standaardbedrijf.

Wij concentreren ons op het proces voor een SL, omdat dit de meest voorkomende vraag is, hoewel veel stappen worden gedeeld met de eenmanszaak.

Het kiezen van de naam en voorlopige controles

De naam van je bedrijf is jouw identiteit.

Je moet onderscheid maken tussen de officiële naam (de officiële/fiscale naam van het bedrijf, die uniek moet zijn) en de handelsnaam (het merk waaronder klanten je kennen).

Voordat je verliefd wordt op een naam, moet je controleren of de wettelijke naam beschikbaar is bij het Centraal Handelsregister .

Bovendien is het essentieel om te controleren of deze naam geen inbreuk maakt op een ouder handelsmerk bij het Spaanse Octrooi- en Merkenbureau (OEPM) om toekomstige juridische problemen te voorkomen.

Wilt je deskundig advies? Neem conten wij helpen je graag verder

Stapsgewijze procedures: de 8 stappen om een SL te maken

Zodra de belangrijkste beslissingen zijn genomen, begint het proces van het opzetten van een bedrijf .

Hoewel de bureaucratie misschien complex lijkt, is het in feite een opeenvolging van 8 logische en ordelijke stappen.

Het volgen van dit stappenplan voor het oprichten van een SL is essentieel om te voorkomen dat je dubbel werk doet of vastloopt in onderling afhankelijke procedures.

Hieronder leggen we de exacte volgorde uit om van een idee naar je definitieve belastingnummer (NIF) te gaan.

Stap 1: Registreer de bedrijfsnaam (Certificaat van beschikbaarheid van de naam)

Het allereerste is om ervoor te zorgen dat de gewenste naam beschikbaar is.

Dit doet je door een ‘Certificaat van Beschikbaarheid van de Naam’ (Certificado Negativo de Denominación Social) aan te vragen bij het Centraal Handelsregister.

De snelste manier is om het online te doen.

Wij adviseren om 5 verschillende namen voor te stellen om de kans op goedkeuring in één keer te vergroten tot 99%.

Je ontvangt het certificaat binnen ongeveer 48 uur, dat maximaal 3 maanden geldig is om te ondertekenen bij de notaris.

Stap 2: Open de bankrekening en stort het aandelenkapitaal

Met het goedgekeurde naamcertificaat is het tijd om naar de bank te gaan.

Je opent een rekening op naam van de vennootschap ‘in oprichting’ en stort het aandelenkapitaal.

Zoals we zagen, is het minimum € 3.000 voor de projectsolvabiliteit (als je minder dan € 3.000 bijdraagt, zijn de partners persoonlijk aansprakelijk tot dat bedrag).

Dit geld is geen uitgave; het is de eerste bijdrage aan je bedrijf.

De bank geeft je een certificaat van deze bijdrage, dat essentieel is voor de notaris.

Stap 3: Stel de statuten (Estatutos Sociales) op

De statuten vormen de spelregels voor uw bedrijf.

Ze bepalen het doel (wat je doet), de statutaire zetel , hoe beslissingen worden genomen, de winstverdeling, enzovoort.

Hier is een tip die je geld zal besparen: stel geen beperkingen in jouw zakelijke doelstellingen.

Bent je elektricien, maar doet je mogelijk ook loodgieterswerk?

Verkoopt je online, maar biedt je mogelijk ook trainingen aan?

Voeg het zoveel mogelijk toe.

Het toevoegen van activiteiten in het begin kost niet meer; als je het in de toekomst doet, betaalt je opnieuw de notaris en de griffie.

Deze stap wordt meestal door een adviseur (accountant of juridische specialist) verzorgd.

Stap 4: Onderteken de openbare akte van oprichting bij een notaris

Dit is het ‘ja-woord’.

Met het naambewijs, het bankcertificaat en de opgestelde statuten maakt je een afspraak.

De oprichters ondertekenen de oprichtingsakte, het document dat uw bedrijf juridisch leven geeft bij de notaris.

Stap 5: Vraag het voorlopige belastingnummer (NIF) aan bij de Belastingdienst

Met de zojuist ondertekende akte is de volgende onmiddellijke stap de belastingdienst (Hacienda).

Je moet formulier 036 (registratie) indienen om het voorlopige belastingnummer (NIF) van het bedrijf aan te vragen.

Met dit nummer kunt je aan de slag, een definitieve bankrekening openen en facturen versturen (zij het met bepaalde beperkingen) terwijl de laatste procedures worden afgerond.

Stap 6: Registreer het bedrijf in het handelsregister

Nu moet de akte worden ingeschreven in het Handelsregister van uw provincie.

Dit is de stap die meestal het langst duurt in het proces.

Het register heeft maximaal 15 werkdagen de tijd om de registratie te beoordelen en te voltooien.

Na registratie is uw bedrijf officieel geregistreerd voor alle juridische doeleinden.

Stap 7: Definitieve registratie bij de Belastingdienst en de Sociale Verzekeringsbank

Nu het bedrijf is geregistreerd (of parallel aan de voorlopige NIF), gaan we terug naar de Belastingdienst om de definitieve start van de activiteiten door te geven (met behulp van hetzelfde formulier 036).

Tegelijkertijd moet(en) de beheerder(s) zijn/haar registratie voor de IAE en de Sociale Zekerheid beheren , wat bekend staat als de status van “corporate partner” (registratie in RETA).

Stap 8: Verkrijg het definitieve belastingnummer (NIF)

Zodra de inschrijving in het Handelsregister aan de Belastingdienst is doorgegeven, zet de Belastingdienst uw voorlopige NIF automatisch om in de definitieve NIF.

Vanaf nu is uw bedrijf 100% operationeel om te factureren, personeel aan te nemen en volledig normaal te functioneren.

Werkelijke kosten van het starten van een bedrijf (met voorbeelden)

Laten we het over geld hebben. De kosten voor het starten van een bedrijf in Spanje variëren sterk, afhankelijk van of je een eenmanszaak bent (ongeveer 400 euro), afgezien van de maandelijkse boekhoudkostenkosten) of een SL opricht.

De aanbevolen norm voor een S.L. is € 3.000 (dit is geen uitgave, maar een bijdrage van het bedrijf).

Daarbij komen nog de oprichtingskosten van € 2750,- tot € 5000,- (adviseur, notaris, administratie, gestor, handelsregister, leges, etc).

Vergeet niet om geld te reserveren voor leges en rechten voor eventuele vergunningen die uw activiteit vereist.

Wettelijke vereisten na registratie (uw verplichtingen)

Het registreren van uw bedrijf is het startschot, niet de finish.

Vanaf dag één krijgt je te maken met doorlopende verplichtingen die je moet nakomen om boetes te voorkomen.

Belasting- en boekhoudverplichtingen

Uw bedrijf moet belastingaangifte doen.

De belangrijkste zijn de vennootschapsbelasting (Impuesto de Sociedades), die de nettowinst belast (een algemeen tarief van 25%, of 15% voor nieuwe bedrijven in de eerste twee jaar met winst), en btw.

BTW (Belasting over de Toegevoegde Waarde) is een belasting die je van uw klanten int (doorgaans 21%) en die je per kwartaal afrekent met de Belastingdienst.

Hierop wordt de BTW die je aan uw leveranciers betaalt, in mindering gebracht.

Ook moet je eventueel loonbelasting en sociale lasten betalen als je personeel in dienst hebt.

Socialezekerheidsbijdragen

Zowel de beheerders (als corporate partners) als alle medewerkers die je inhuurt, moeten geregistreerd staan ​​bij de Sociale Verzekeringsbank.

Dit houdt in dat je maandelijks socialezekerheidsbijdragen betaalt, waarmee het openbare pensioen- en zorgstelsel wordt gefinancierd.

Dit is een aanzienlijke vaste kostenpost die je in jouw financiële planning moet opnemen.

Vergunningen, openingen en sectorspecifieke regelgeving

Het is niet voldoende om geregistreerd te staan ​​bij de Belastingdienst; uw werkplek moet legaal zijn.

Als je een fysieke locatie hebt (kantoor, winkel, werkplaats), heb je een  bedrijfsvergunning (licencia de apertura) of, tegenwoordig gebruikelijker, een verantwoordelijkheidsverklaring (declaración responsable) nodig om te kunnen opereren.

Het dilemma tussen een verantwoorde verklaring en een vergunning hangt af van de mate van gevaar of hinder die de activiteit oplevert (onschadelijk versus geclassificeerd) en de grootte van het pand.

Geclassificeerde activiteiten (zoals horeca of industrie) vereisen een technisch project en zijn duurder.

Vergeet ook andere belangrijke, regelgeving niet, zoals de preventie van beroepsrisico’s (PRL) en strikte naleving van de AVG (gegevensbescherming), wat vooral essentieel is als je online actief bent.

Een bedrijf starten in Spanje als buitenlander

Spanje is een zeer aantrekkelijke bestemming voor internationale ondernemers, maar als dit voor je het geval is, moet je de immigratielaag toevoegen.

Dit zijn de vereisten voor buitenlanders om een ​​bedrijf te starten .

Het eerste en belangrijkste is het verkrijgen van een buitenlandersidentificatienummer (NIE).

Dit is uw belastingidentificatienummer in Spanje en je hebt het voor alles nodig (het openen van een bankrekening, het tekenen bij de notaris, enz.).

Verblijfs- en visumvereisten

Om uw bedrijf te vestigen en legaal in Spanje te verblijven, heb je een passend visum nodig.

De belangrijkste opties voor ondernemers zijn:

Ondernemersvisum: Ontworpen voor innovatieve projecten van bijzonder economisch belang voor Spanje. Het vereist een zeer solide businessplan en een gunstige beoordeling van de autoriteiten (ENISA). Het vergemakkelijkt de verblijfsvergunning en toegang tot bepaalde voordelen.

Investeerdersvisum (Golden Visa): Vereist een aanzienlijke investering (bijv. € 2 miljoen aan middelen, € 1 miljoen aan aandelen of € 500.000 aan onroerend goed).

Het biedt voordelen zoals verblijfsvergunning voor het gezin en vrij verkeer binnen de EU.

Zelfstandigenvisum: Dit is het meer traditionele traject, waarbij je aantoont dat een ‘normale’ onderneming (een winkel, een adviesbureau) levensvatbaar is en dat je over de financiële middelen beschikt om jezelf te onderhouden.

Profiteren van dubbele belastingverdragen

Spanje heeft met veel landen verdragen ter voorkoming van dubbele belastingheffing. Deze verdragen zijn essentieel om te voorkomen dat je twee keer belasting betaalt (in jouw thuisland en in Spanje) over hetzelfde inkomen. Zorg ervoor dat jouw belastingadviseur op de hoogte is van deze verdragen om jouw belastingdruk vanaf dag één te optimaliseren.

Beschikbare financiering en hulp

Om te starten heb je kapitaal nodig, maar dat hoeft niet allemaal uit eigen zak te komen. Er zijn talloze subsidies en financieringsmogelijkheden voor ondernemers .

je kunt specifieke microkredietlijnen voor startende bedrijven verkennen, die vaak gunstige voorwaarden bieden.

Er zijn ook publieke financieringslijnen (zoals die van ENISA) die innovatieve projecten ondersteunen.

Het belangrijkste is om te onderzoeken welke steun het beste bij jouw sector en profiel past.

Veelvoorkomende fouten die de registratiekosten vertragen of verhogen

Er worden verschillende fouten gemaakt bij het starten van een bedrijf die je tijd en geld kunnen kosten.

Een van de ernstigste is het kiezen van de verkeerde rechtsvorm, waardoor je meer risico loopt dan nodig is.

Een andere veelvoorkomende fout is het te beperkt vastleggen van het bedrijfsdoel in de statuten.

Je zult de statuten dan moeten aanpassen (en moeten betalen) als je jouw activiteiten wilt uitbreiden.

Het kiezen van de verkeerde IAE-code (Business Activity Tax) kan leiden tot problemen met de Belastingdienst.

Bij vennootschappen onder firma leidt het niet goed definiëren van de bestuursstructuur (hoofdelijk versus gezamenlijk) of het niet ondertekenen van een aandeelhoudersovereenkomst tot toekomstige conflicten.

Hulpmiddelen, sjablonen en controlelijsten om aan de slag te gaan

Organisatie is je beste bondgenoot.

Gebruik praktische documenten voordat je begint.

Maak een eenvoudig businessplan om je model, markt en concurrenten te verduidelijken.

Maak een gedetailleerde initiële begroting die niet alleen de opstartkosten omvat, maar ook een prognose van de vaste en variabele kosten voor de eerste 6-12 maanden (inclusief aparte kolommen voor btw en inhoudingen).

Houd een eenvoudige belastingkalender en een checklist van de benodigde documenten bij de hand.

Veelgestelde vragen

Kan ik het geld uit het aandelenkapitaal (de € 3.000) gebruiken voor uitgaven?

Ja, en dat moet je ook doen.

Dat geld (stap 2) is geen betaling; het is een bijdrage.

Zodra het bedrijf zijn definitieve belastingnummer heeft en de bankrekening operationeel is, is die € 3.000 het bedrijfsmiddel om de eerste uitgaven te betalen: kantoorhuur, advieskosten, materialen of marketing.

Het is geen geld dat ‘vastzit’.

Wat gebeurt er als ik begin als eenmanszaak en later wil overstappen naar een SL?

Dit is een veelvoorkomend traject.

Wanneer jouw bedrijf als eenmanszaak groeit, je veel factureert (doorgaans +€ 60.000/jaar) of je jouw privévermogen wilt beschermen, kunt je jouw activiteit ‘overdragen’ aan een BV.

Dit proces wordt een ‘inbreng van een bedrijfsonderdeel’ genoemd, of, eenvoudiger gezegd, het creëren van de nieuwe BV en het factureren vanuit de BV, waarbij je de eenmanszaak uitschrijft (of behoudt als je meerdere activiteiten hebt).

Heb ik een ondernemingsvergunning nodig als mijn bedrijf 100% online is en ik vanuit huis werk?

Over het algemeen niet.

Als jouw activiteit professioneel is (ontwerper, programmeur, consultant) en je deze vanuit jouw hoofdverblijfplaats uitvoert zonder publiek en zonder personeel, heb je doorgaans geen gemeentelijke bedrijfsvergunning nodig. je hoeft dit alleen aan te geven bij jouw registratie bij de Belastingdienst (formulier 036), waarbij je aangeeft dat je een deel van jouw woning voor de activiteit gebruikt.

Is een aandeelhoudersovereenkomst “pacto de socios” echt nodig als we maar met z’n tweeën zijn?

Het is niet verplicht, maar wel sterk aan te raden.

Een aandeelhoudersovereenkomst is vergelijkbaar met huwelijkse voorwaarden: je wilt er geen gebruik van maken, maar het is essentieel als er iets misgaat.

Het regelt wat er gebeurt als een partner wil vertrekken, als hij of zij overlijdt, hoe zijn of haar aandeel wordt gewaardeerd of hoe impasses in de besluitvorming worden opgelost.

Door het meteen te ondertekenen, wanneer iedereen het eens is, bespaar je duizenden euro’s en problemen in de toekomst.

Wanneer is het zinvol om een ​​Corporation (SA) op te richten in plaats van een SL?

Een SA is alleen zinvol in zeer specifieke scenario’s.

Met name als je van plan bent om naar de beurs te gaan, als je op een zeer open manier kapitaal van investeerders moet ophalen (door eenvoudig aandelen te verkopen), of als jouw sector dit wettelijk vereist (zoals sommige financiële instellingen of verzekeringsmaatschappijen).

Voor 99% van de bedrijven is de SL flexibeler, goedkoper en gemakkelijker te beheren.

W